Datenschutz Rundmailtool

Die Hochschule München (nachfolgend auch „Hochschule“, „wir“ oder „uns“) beantwortet Anfragen und mitgeteilten Anliegen oder Meinungen und spricht Hochschulmitglieder, Projekt- und Kooperationspartner:innen und sonstige Personen mit Rundmails an, um Sie mit allgemeinen Informationen und mit Informationen zu speziellen Themen zu versorgen, um sie zu Umfragen im Rahmen von Forschung und Sicherung der Qualität oder zu Veranstaltungen einzuladen.

Wir informieren Sie nachfolgend darüber, zu welchem Zweck und aufgrund welcher Rechtsgrundlage wir, für wie lange Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen hinsichtlich der Datenverarbeitung zustehen, sofern wir mit Ihnen in Kontakt treten.

Bitte nehmen Sie sich die Zeit, unsere Datenschutzhinweise zu lesen, da sie wichtige Informationen darüber enthalten, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen.

Sofern wir im Text den Begriff „Daten“ verwenden, sind ausschließlich personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO gemeint.

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, indem Sie uns anrufen, uns eine E-Mail, ein Fax oder einen Brief senden oder indem Sie das auf unserer Website zur Verfügung gestellte Kontaktformular verwenden, verarbeiten wir Ihre Daten (Kontaktangaben und Nachrichteninhalte), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Die Angabe von Daten ist erforderlich, um Ihre Anliegen bearbeiten zu können. Ohne die Angabe von Daten ist eine Kommunikation mit Ihnen nicht möglich.

Zweck

Wir verarbeiten Ihre Daten somit zum Zweck einer effizienten und effektiven Kommunikation.

Versand von Rundmails in Rahmen der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben der Hochschule

Wenn Sie Mitglied, Projekt- oder Kooperationspartner:in der Hochschule sind, senden wir Ihnen per E-Mail themenbezogene Informationen, Ankündigungen und Einladungen zu. Hierzu erstellen wir E-Mail-Verteiler, indem wir Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse, sowie Angaben zu Ihrer Abteilung bzw. zu Ihrem Studium (Fakultät, Studiengang und Fachsemester) verarbeiten, sofern Sie Hochschulmitglied sind, bzw. die überlassene E-Mail-Adresse sofern sie unsere Projekt- oder Kooperationspartner:in sind. Zum Versand dieser Nachrichten verwenden wir ein Rundmailtool, welches an das Identity Management (IDM) und an das Campusmanagement System der Hochschule angebunden ist. E-Mail-Adressen von Nicht-Hochschulmitgliedern werden in das Tool entsprechend dem Anlass importiert.

Analyse von Öffnungs- und Klickverhalten

Wir analysieren statistisch den Versand und den Empfang unserer Rundmails, um unserer Verpflichtung der Wirtschaftlichkeit der Verwaltung gerecht zu werden. Hierzu erfassen wir aggregiert, ohne einen konkreten Bezug zu Ihrer Person herstellen zu können, von wie vielen Empfangenden unsere Rundmails geöffnet werden und welche Beiträge am häufigsten angeklickt werden. Unsere Rundmails enthalten hierzu eine kleine Datei, den sogenannten „Trackingpixel“, der beim Öffnen der E-Mail vom versendenden Server abgerufen wird. Beim Abruf verarbeiten wir technische Informationen in den Protokolldateien sowie den technischen Zeitstempel ohne Personenbezug.

Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für interne statistische Auswertungen und geben sie nicht an Dritte weiter.

Versand von Rundmails im Rahmen von Newsletter-Abonnements

Zusätzlich besteht auf unseren Websites die Möglichkeit sich in Verteiler zu unterschiedlichen Themenbereichen aufnehmen zu lassen. In diesem Fall benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse, andernfalls können wir Ihnen keine themenbezogenen Informationen oder Einladungen zusenden.

Indem Sie sich zu unseren Newsletter-Abonnements anmelden und den Bestätigungslink anklicken, willigen Sie ausdrücklich ein, dass wir Ihre Daten zum Zwecke der Analyse von Öffnungs- und Klickverhalten wie oben beschrieben erfassen dürfen. Ohne diese Einwilligung können Sie leider unsere Newsletter-Abonnements nicht nutzen.

Double-Opt-In zur Verifikation der E-Mail-Adresse und zum Nachweis der Einwilligung

Wenn Sie sich in einen unserer Newsletter-Abonnement-Verteiler eintragen, senden wir Ihnen einen Link und bitten Sie, die eingetragene E-Mail-Adresse mittels des sogenannten Double-Opt-Ins zu bestätigen. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass Sie auch über einen Zugang zum angegebenen E-Mail-Konto verfügen und dass Ihre E-Mail-Adresse korrekt angegeben ist.

Erst nach dem Klick auf den Bestätigungslink sind Sie in unserem Verteiler aufgenommen.

In diesem Fall speichern wir Ihren Anmelde- sowie Ihren Bestätigungszeitpunkt, um so Ihre Anmeldung zu protokollieren und, sofern erforderlich, Ihre E-Mail-Verifikation bzw. Ihre Einwilligung nachweisen zu können.

Für die Verarbeitung Ihrer Daten holen wir Ihre Einwilligung ein und verweisen auf diese Datenschutzhinweise.

Abmeldung

Sie können selbstverständlich der weiteren Übersendung von Newslettern und damit auch die künftige Analyse des Öffnungs- und Klickverhaltens jederzeit widerrufen, indem Sie die Newsletter abbestellen. Klicken Sie dazu auf den Abmeldebutton, den Sie am Ende jedes Newsletters finden.

Löschung

Daten, die Sie zum Erhalt von Newslettern angegeben haben oder solche, die auf Sie zurückgeführt werden können, werden bei Abmeldung gelöscht.

Zweck

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke des Versands von Rundmails mit Inhalten betreffend die Organisation, Verwaltung, Forschung und Lehre der Hochschule, und, sofern Sie sich freiwillig zur Aufnahme in einen Verteiler angemeldet haben, zur Verifikation der Richtigkeit Ihrer E-Mail-Adresse und zum Nachweis Ihrer Einwilligung.

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Bereitstellung von Informationen und Einladungen betreffend die Organisation, Verwaltung, Forschung und Lehre der Hochschule sowie der statistischen Auswertung von Öffnungs- und Klickraten verarbeiten wir im Rahmen der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben der Hochschule. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 4 Abs. 1 BayDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 2, 3 und 1 Buchstabe e DSGVO.

Sofern Sie sich freiwillig zur Aufnahme in einen Verteiler angemeldet haben, stützen wir die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a, Art. 4 Ziffer 11 in Verbindung mit Art. 7 Abs. 4 DSGVO. Die Speicherung Ihres Anmelde- und Bestätigungszeitpunkts erfolgt in unserem legitimen Interesse, im Falle etwaiger Rechtsstreitigkeiten nachweisen zu können, dass Sie sich im Verteiler für den Versand von Newslettern eingetragen haben. Mit dem Double-Opt-In-Verfahren tragen wir auch Ihrem berechtigten Interesse Rechnung, indem wir dadurch sicherstellen, dass Sie nicht von unbefugten Dritten angemeldet wurden.

Unser Rundmailtool wird durch die Matoma GmbH, ansässig in der Achauerstr. 8 in 78647 Trossingen bei Orange Business Services, einem französischen Kommunikations- und IT-Dienstleister mit Sitz in Paris, betrieben. Matoma verarbeitet Ihre Daten, sofern wir hier nicht ausdrücklich etwas anderes beschrieben haben, in unserem Auftrag und nach unserer Weisung in der Europäischen Union. Das bedeutet, dass Matoma Ihre Daten nicht für sich, vor allem nicht für eigene Zwecke oder eigene Werbemaßnahmen, nutzt oder nutzen darf.

Weitere Informationen zur Arbeitsweise von Matoma können Sie unter dem folgenden Link https://matoma.de/hochschulen/ abrufen.

Letzte Änderung am 11. Dezember 2023