Datenschutzhinweis für Studierende und Alumni

Verantwortlicher

Hochschule für angewandte Wissenschaften München

Lothstr. 34
D-80335 München
Tel.: +49 89 12 65 - 0
Fax: +49 89 12 65 - 3000
E-Mail: kommunikation@hm.edu
Internet: www.hm.edu

Die Hochschule für angewandte Wissenschaften München ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch ihren Präsidenten Prof. Dr. Martin Leitner gesetzlich vertreten.

Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Der behördliche Datenschutzbeauftragte der Hochschule München ist per E-Mail unter der Adresse datenschutzbeauftragter@hm.edu und telefonisch unter +49 89 6080 7600 erreichbar.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Zwecke

Die Hochschule München nutzt die erhobenen persönlichen Daten, um die Studienplatzbewerbung sowie das an eine erfolgreiche Studienplatzbewerbung anschließende Immatrikulationsverfahren im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu bearbeiten. Bei einer Immatrikulation an der Hochschule München werden persönliche Daten im weiteren Verlauf für die Studierenden- und Prüfungsverwaltung, zur Unterstützung für die Bearbeitung von internationalen Angelegenheiten wie Auslandssemester, für Stipendienangelegenheiten, als Grundlage für die Talentförderung oder für die Evaluation von Wirksamkeit von Lehrmethoden und -Maßnahmen verarbeitet.

Bewerbungs- und Immatrikulationsverfahren

Im Bewerbungsverfahren werden persönliche Daten ausschließlich für den Kontakt und die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens eingesetzt. Nach erfolgreicher Studienplatzbewerbung werden die überlassenen Daten für das anschließende Immatrikulationsverfahren im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben verarbeitet.

Verwaltung von Systemzugängen

Die HM nutzt die überlassenen Daten um Systemzugänge (Netzwerk, Online-Portale, Lernplattformen, Bibliotheksnutzung, Raumnutzungen) zu steuern und zu verwalten.

Studierenden- und Prüfungsverwaltung

In der Studierenden- und Prüfungsverwaltung werden die Daten für den Kontakt, fürs Antragsmanagement (Beurlaubungen, Fristen, Anerkennung etc.) sowie für die Praktikums-, Gebühren- und Prüfungsverwaltung im Rahmen der rechtlichen Vorgaben genutzt.

Stipendienangelegenheiten/ Studierendenaustausch

Im Rahmen der Stipendienangelegenheiten erfasst die HM über die Hochschule abzuwickelnde Stipendienanträge (z.B. Deutschlandstipendium) und nutzt die vorhandenen Daten für die zielgerichtete Information über Stipendienprogramme, die Talentförderung und die Vergabe von Preisen an Studierende und Absolvent:innen. In einigen externen Förderprogrammen haben die Hochschulen ein Vorschlagsrecht zu nach den jeweiligen Kriterien geeigneten Studierenden. Dazu gehören ggf. arithmetische Prüfungsnotenschnitte aus PRIMUSS. Die HM ermittelt in den Systemen die Studierenden, die die Kriterien der Förderprogramme am besten erfüllen; ein Vorschlag mit der Übermittlung persönlicher Daten an externe Stipendiengebende erfolgt nur mit einer Einwilligung.

Mithilfe der persönlichen Daten unterstützt die HM auch Bewerbungen um Plätze an ausländischen Partnerhochschulen: Diese Bewerbung wird im Mobilitätsmanagement-System „MoveOn“ der Hochschule München erfasst und abgewickelt: Aus PRIMUSS werden aktuelle arithmetische Prüfungsnotenschnitte für die Vergabe nach Ranglisten geliefert, sofern mehr Bewerbungen vorliegen als Plätze vorhanden sind.

Bewerber:innen und immatrikulierte Studierende erhalten von der HM jeweils passwortgeschützte Systemzugänge für die digitale Erledigung von Bewerbungen sowie Anträgen und Verfahren in den PRIMUSS-Portalen für Bewerber:innen und Studierende: Die Hochschule protokolliert die Zugriffe und Aktivitäten, um jederzeit die Rechtmäßigkeit der Zugriffe nachvollziehen und die Aktivitäten nachweisen zu können. Darüber hinaus erfolgt keine Nutzung der Protokolldaten.

Alumni

Gem. Art. 2 Abs. 3 S. 3 BayHIG hat die Hochschule Verbindung zu ihren ehemaligen Studierenden zu pflegen. Wenn Studierende nach ihrem Abschluss oder Ausscheiden mit der Hochschule in Kontakt bleiben möchten, ist eine gesonderte Erklärung bzw. Anmeldung erforderlich. Nur dann werden die Daten für Absolventen- und Alumniansprache verwendet.

Eine darüber hinaus gehende Nutzung personenbezogener Daten registrierter Alumni durch die Hochschule München erfolgt nur auf Grund gesetzlicher Vorschriften oder nur mit gesondert erteilter ausdrücklicher Einwilligung.

Der Widerruf der Einwilligung erfolgt per E-Mail an alumni@hm.edu (für die Zentrale Alumni-Datenbank) oder an die bei der jeweiligen Fakultät für das Alumni-Management zuständige Person, wenn Absolventen sich bei Ihrer FK als Alumni registriert haben. Zu diesem Zweck können die Sekretariate der jeweiligen Fakultät kontaktiert werden, wenn eine konkrete Kontaktperson oder eine spezielle Funktions-E-Mail-Adresse für Alumni-Verwaltung der jeweiligen Fakultät den Betroffenen im Einzelfall nicht bekannt sein sollte.

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Studienbewerbung, Immatrikulation, Beurlaubung, Rückmeldung und Exmatrikulation ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e i.V.m. Abs. 3 Buchstabe b DSGVO i. V. m. Art. 87 Bayerisches Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG), dem Bayerischen Hochschulzulassungsgesetz (BayHZG) und der Satzung über das Voranmelde-, Immatrikulations-, Beurlaubungs-, Rückmelde- und Exmatrikulationsverfahren an der Hochschule für angewandte Wissenschaften München in seiner neuesten Fassung sowie das Hochschulstatistikgesetz (HStatG). Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung der Hochschule durch das BayHIG übertragen öffentlichen Aufgaben. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 3 Buchst. b DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 2 BayHIG.

Die Speicherung von privaten E-Mail-Adressen sowie der privaten Telefonkontaktdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 3 Buchst. b DSGVO i. V. m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG: Die privaten Kontaktdaten ermöglichen den Betroffenen und der Hochschule in Eilfällen wie Prüfungsterminierungen, Abstimmungen zu Anträgen und Entscheidungen u. ä. eine effiziente Abwicklung, wie sie erfahrungsgemäß über die München-E-Mail-Accounts nicht möglich ist. Die Datenverarbeitung ist daher für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die dem Verantwortlichen oder der Verantwortlichen übertragen wurde. Da private Kontaktdaten lediglich intern genutzt, intern nur an berechtigte Serviceeinheiten und extern nicht weitergeben werden, stehen dem nicht Interessen an Wahrung der Privatsphäre und Schutz der persönlichen Daten überwiegend entgegen.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Alumni-Daten erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung).

Empfänger:innen oder Kategorien von Empfänger:innen der personenbezogenen Daten

Die Hochschule München gibt Daten nur auf der Grundlage gesetzlicher Ermächtigungen oder mit vorliegendem Einverständnis weiter: Darüber hinaus erfolgt keine Datenweitergabe.

Bei Studiengängen, die am bundesweiten Zulassungsabgleich, dem sogenannten dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV), teilnehmen, werden Bewerbungsdaten an die für das DoSV zuständige Stiftung für Hochschulzulassung (siehe www.hochschulstart.de) für den bundesweiten Bewerbungs- und Zulassungsabgleich übermittelt und mit den dort hinterlegten Daten abgeglichen (Rechtsgrundlage § 2 Abs. 1 und Abs. 4 Bayerische Hochschulzulassungsverordnung).

Im Rahmen der Zulassung und des Studienverlaufs erfolgt ein Abgleich persönlicher Daten mit der Krankenkasse (Rechtsgrundlage: § 199a SGB V) sowie ggfs. eine Datenübermittlung an das Studentenwerk München im Zusammenhang mit dort gestellten BAföG-Anträgen (Rechtsgrundlage §§ 47 / 48 Bundesausbildungsförderungsgesetz – BAföG).

Das Bibliothekssystem der Hochschule München wird am Leibniz Rechenzentrum, einem Institut der Bayerischen Akademie der Wissenschaften, gehostet. Die technische Betreuung erfolgt durch die Verbundzentrale der Bayerischen Staatsbibliothek und über die Bibliothek der Hochschule München.

Die Hochschule hat in vielen Stipendienprogrammen ein Vorschlagsrecht für mögliche Kandidat:innen unter den Studierenden: Kontakt- und Leistungsdaten gibt die Hochschule stets nur mit Einwilligung der Betroffenen weiter. Eine Datenweitergabe auch ohne Kenntnis ist zulässig auf der Grundlage des Art. 27 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) zur Vorbereitung und Durchführung staatlicher oder kommunaler Auszeichnungen oder Ehrungen.

Die Hochschule München betreibt PRIMUSS als Prüfungs-, Immatrikulations- und Studierendenverwaltungssoftware im Verbund mit neun weiteren Hochschulen. Die Systeme, einschließlich der Online-Portale, werden zentral im regionalen Rechenzentrum Erlangen-Nürnberg gehostet und vom PRIMUSS-Verbund administriert. Für den PRIMUSS-Verbund sind dessen Kompetenzzentren zuständig: Für die zentrale Administration und den Second-Level-Support der Onlinedienste ist das PRIMUSS-Team der Hochschule Coburg, für den Second-Level-Support der Verwaltungsprogramme die Technische Hochschule Ingolstadt zuständig. Die dortigen Ansprechpartner sind unter techadmin@primuss.de oder info@primuss.de erreichbar.

Die Hochschule München analysiert anonymisierte Studienverlaufsdaten, um Beratungsangebote und Fördermaßnahmen zu optimieren (siehe Projekt Längsschnittanalyse von Studierendendaten ).

Geplante Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden von der Hochschule München nur so lange gespeichert, wie dies für den vorhergesehenen Zweck notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

Bewerber:innendaten werden ausschließlich zur Bearbeitung von Bewerbungen genutzt. Waren Bewerbungen nicht erfolgreich, werden diese Daten sechs Monate nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens gelöscht (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im Fall der Archivwürdigkeit erfolgt die Löschung erst, nachdem die Daten dem Archiv angeboten wurden (Art. 89 DSGVO iVm Art. 26 Abs. 6 BayDSG n.F.)

Von immatrikulierten Studierenden speichert die Hochschule München die persönlichen Daten für die Dauer des Studiums nach den gesetzlichen Vorgaben:

• Anträge und sonstiger Schriftverkehr wird für die Dauer des Studiums und für sechs Monate darüber hinaus gespeichert, um den Studienverlauf nachvollziehen und ggfs. entsprechende Bescheinigungen etc. ausstellen zu können.
• Prüfungsunterlagen sind nach § 12 der Rahmenstudienordnung für die Fachhochschulen in Bayern (RaPO) für zwei Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Ergebnis der jeweiligen Modulprüfung mitgeteilt wurde. Prüfungsunterlagen, die Gegenstand eines Widerspruchs- oder Klageverfahrens sind, werden davon abweichend bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens gespeichert.
• Eine reduzierte Prüfungsakte wird für die Dauer von 50 Jahren gespeichert mit Informationen über die Immatrikulationsdauer, die Prüfungsergebnisse, die Exmatrikulation und die Verleihung des akademischen Grades. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem exmatrikuliert wurde.
• Persönliche Daten, die Finanztransaktionen betreffen (Studentenwerksbeiträge, Studiengebühren in den berufsbegleitenden Bachelor- und Masterstudiengängen) werden auf der Grundlage des Haushalt- und Steuerrechts für die Dauer von zehn Jahren gespeichert.
• Daten in den Bibliothekssystemen werden gelöscht nach erfolgter Exmatrikulation. Sollte ein Konto noch mit Ausleihen oder Gebühren belastet sein, werden Daten bis zur Bereinigung des Kontos aufgehoben und unmittelbar danach gelöscht.

Bereitstellungspflicht der personenbezogenen Daten und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung

Gemäß Art. 87 Absatz 2 Bayerisches Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG) sind Studierende zur Angabe aller persönlichen Daten mit Relevanz für die Abwicklung ihrer Bewerbung und ihres Studiums verpflichtet. Sollten abgefragte, entscheidungsrelevante Daten nicht angegeben worden sein, können darauf beruhende Ansprüche (z.B. auf Zulassung zum Studium, Immatrikulation, Prüfung, Beurlaubung, Fristverlängerungen und Zugänge etc.) verloren gehen.

Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Im Bereich der Talentförderung an der Hochschule München, für Stipendienvorschläge (s.o.) und für Informationen über Stellenangebote für wissenschaftliche Mitarbeiter:innen wertet die HM die Daten der Studierenden nach den jeweiligen Kriterienkatalogen für Stellen, Stipendien und Talentförderung aus. Auf dieser Grundlage wird ggfs. entsprechend informiert, ggfs. zur Antragstellung aufgefordert bzw. direkt von der Hochschule angesprochen. Unabhängig davon stehen die grundsätzlichen Informationen für die Talentförderung, Stipendienprogramme und ausgeschriebenen Stellen auf den üblichen Portalen für alle Studierenden zur Verfügung.

Bei Bewerbungen um Auslandssemester an ausländischen Partnerhochschulen werden aktuelle arithmetische Prüfungsnotenschnitte zur Verarbeitung im Mobilitätsmanagement-System „MoveOn“ als Entscheidungsgrundlage für die Vergabe von Plätzen geliefert, sofern mehr Bewerbungen vorliegen als Plätze vorhanden sind. Die Studierendendaten werden aus dem System PRIMUSS übernommen, soweit sie für die Bewerbung notwendig sind. Die Daten werden nicht ohne Zustimmung weitergegeben oder Auswertungen zugeführt.

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen folgende Rechte zu:

• Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so haben Betroffene das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO).
• Wenn in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde oder wenn ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Betroffenen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Betroffene haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO).
• Betroffenen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling besteht (Art. 22 DSGVO).
• Betroffene haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die Hochschule München zuständige Behörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz.

Dieser ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:

Postanschrift:
Postfach 22 12 19
80502 München

Adresse:
Wagmüllerstraße 18
80538 München

Tel.: +49 89 212672 - 0
Fax: +49 89 212672 - 50

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Sonstiges zu unserer Datenschutzerklärung

Die Hochschule München behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch der Webseiten gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen (datenschutzbeauftragter@hm.edu) wenden oder auch eine E-Mail schreiben an: kommunikation@hm.edu.

Letzte Aktualisierung: 25. April 2024