Datenverarbeitung bei Verwendung eines CRM-Systems

Sofern wir im Text den Begriff „Daten“ verwenden, sind ausschließlich personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO gemeint.

Das von uns eingesetzte CRM-System ermöglicht uns bestehende und potenzielle Projekt- und Kooperationspartner, Interessenten sowie sonstige Kontakte aus den Bereichen Wissenschaft, Wirtschaft, Kultur oder Politik zu verwalten. Es unterstützt uns dabei unsere Ansprache- und Kommunikationswege mit Kontakten, die für die Erfüllung der uns als staatliche Hochschule übertragenen Aufgaben relevant sind, zu organisieren. Wir können dabei teilautomatisiert unserer Prozesse analysieren. In unserem CRM-System werden zentral Informationen zu unseren Organisations- und Unternehmenskontakten gespeichert und mit weiteren Informationen (z.B. Ansprechpartnerkontakten oder Projekten oder Veranstaltungen) verknüpft. Zudem werden Kontaktaufnahmen und Aktivitäten (z.B. Versand von Anfragen oder Gespräche mit dem jeweiligen Kontakt) gespeichert.

Wir verarbeiten insbesondere die folgenden Kategorien personenbezogener Daten in unserem CRM-System:

• Anrede, Vor-, Mittel- und Nachname, Titel,
• Kontakt- und Kommunikationsdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Interaktion mit
• uns),
• Berufliche Angaben (Organisation/Unternehmen, Position/Funktion, Organisationseinheit/Abteilung, Anschrift, Webseite, Organisationsgröße, Branche, Projektkategorie, Kooperationsaktivitäten),
• Kampagnendaten (Kampagnenname, Typ, Lead Status, Datum der Kampagne),
• Projekt- bzw. Kooperationsangaben (bestehende Projekte bzw. Kooperationen und Projekte bzw. Kooperationen in Verhandlung),
• Daten zu eingekauften Dienstleistungen (Auftrags- und Lieferhistorie, Art der Dienstleistung),
• Kontaktart (Interessent, Bestandskontakt, Neukontakt).

Die genannten Informationen werden dabei ausschließlich direkt bei Ihnen erhoben und zu den in diesen Hinweisen genannten Zwecken verarbeitet. Das bedeutet, dass die Informationen gespeichert und den in der Hochschule für das Projekt, Kooperation und oder Veranstaltung zuständigen Organisationseinheiten (Abteilungen, Stabstellen, Fakultäten und oder Instituten) zugeordnet sowie zur Kontaktaufnahme mit Ihnen verwendet.

Wir werden Sie in unserer Kommunikation sowie in unseren Kampagnen oder Kontaktformularen nicht auffordern, uns sog. besonders schützenswerte Daten mitzuteilen. Sollten Sie uns jedoch derartige Informationen freiwillig zur Verfügung stellen, so verstehen wir dieses als eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung zum Zweck der Durchführung der Kundenbeziehung und, dass Sie uns erlauben, diese Informationen im Rahmen unseres CRM-Systems zu speichern. Grundsätzlich werden aber Informationen über besonders schützenswerte Daten von uns nicht gespeichert und weiterverarbeitet, da die technische Ausgestaltung unseres CRM-Systems dieses nicht vorsieht. Einzig im Ausnahmefall erfolgt eine Verarbeitung dieser Daten.

Der Zugriff auf unser CRM-System erfolgt im Rahmen des bestehenden Berechtigungskonzept nach gesonderter Anmeldung und Berechtigungsprüfung. Aktuell können die Daten im CRM-System ausschließlich von berechtigten Beschäftigten in der jeweiligen Organisationseinheit hochschulweit gelesen und bearbeitet werden. Die begrenzte Anzahl autorisierter Nutzerinnen bzw. Nutzer der Hochschule haben soweit erforderlich Zugriff auf Ihre Daten, um entsprechend der in diesen Hinweisen genannten Zwecke, Ihre Daten im CRM-System zu verarbeiten oder Ihre Kontaktanfragen zu beantworten. Die Berechtigungen werden nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben. Jeder Zugriff auf das CRM-System sowie auf die enthaltenen Daten wird dabei stets protokolliert. Ihre Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Hochschule weitergegeben.

Wir analysieren statistisch den Versand und den Empfang unserer Rundmails, um unserer Verpflichtung der Wirtschaftlichkeit der Verwaltung gerecht zu werden. Hierzu erfassen wir aggregiert, ohne einen konkreten Bezug zu Ihrer Person herstellen zu können, von wie vielen Empfangenden unsere Rundmails geöffnet werden und welche Beiträge am häufigsten angeklickt werden. Unsere Rundmails enthalten hierzu eine kleine Datei, den sogenannten „Trackingpixel“, der beim Öffnen der E-Mail vom versendenden Server abgerufen wird. Beim Abruf verarbeiten wir technische Informationen in den Protokolldateien sowie den technischen Zeitstempel ohne Personenbezug. Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für interne statistische Auswertungen und geben sie nicht an Dritte weiter.

Abmeldung

Sie können selbstverständlich der weiteren Übersendung von Rundmails der Hochschule und damit auch die künftige Analyse des Öffnungs- und Klickverhaltens jederzeit widersprechen, indem Sie die Rundmails abbestellen. Klicken Sie dazu auf den Abmeldebutton, den Sie am Ende jeder Rundmail finden.

Wir verarbeiten Ihre Daten in unserem CRM-System zur Beantwortung Ihrer Kontaktanfragen, zur Pflege unserer Partner- und Interessentenbeziehungen (CRM), zur Verwaltung unserer Kontakte und zur Vereinfachung und Verbesserung der Organisation unserer Kommunikations- und Ansprachewege sowie zur statistischen Auswertung Ihrer Nutzung unserer Rundmails. Das CRM-System stellt den Organisationseinheiten der Hochschule eine Plattform bereit, welche die über ein eingerichtetes Berechtigungskonzept berechtigten Beschäftigten bei der Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgabe den Wissenstransfer zu betreiben und zu fördern sowie bei der Pflege unserer Partner- und Interessentenbeziehungen unterstützt.

Die Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz unseres CRM-Systems zu den vorgenannten Zwecken, insb. hinsichtlich der Bereitstellung von Einladungen, und Informationen betreffend die Organisation, Verwaltung, Forschung und Lehre der Hochschule sowie hinsichtlich der statistischen Auswertung von Öffnungs- und Klickraten, erfolgt im Rahmen der Wahrnehmung und Erfüllung der der Hochschule obliegenden Aufgaben. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 4 Abs. 1 BayDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 2, Abs. 3 und Abs. 1 Buchstabe e) DSGVO in Verbindung mit den allgemeinen Aufgaben nach Art. 2 BayHIG und oder mit in weiteren Normen geregelten speziellen Angaben.

Wir arbeiten derzeit für die technische Bereitstellung und das Hosting unseres CRM-Systems mit der Cloud-basierten CRM-Lösung „1CRM“ des Anbieters visual4 GmbH, Schreiberstr. 27 in 70199 Stuttgart. visual4 verarbeitet Ihre Daten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung in der Europäischen Union. Das bedeutet, dass visual4 Ihre Daten nicht für sich, vor allem nicht für eigene Zwecke oder eigene Werbemaßnahmen, nutzt oder nutzen darf.

Für weitere Informationen zu visual4 verweisen wir auf Informationen, die Sie unter dem nachfolgenden Link abrufen können: https://visual4.de/kundenverwaltung-crm/.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung der Zwecke ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die Daten, die zu den oben genannten Zwecken erhoben und in unserem CRM-System verarbeitet werden, ist dies dann der Fall, wenn Sie als der Adressat der Verarbeitung widersprochen haben. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen die Hochschule als Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Wir sperren Ihre Daten für eine weitere Datenverarbeitung oder löschen Ihre Daten auch dann, wenn eine gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine weitere Speicherung der Daten für eine Vertragserfüllung erforderlich ist.

Um ein Vorgehen zur Löschung von personenbezogenen Daten im CRM-System sicherzustellen, haben wir ein Löschkonzept umgesetzt:

• Die für die Kontakte zuständige Organisationseinheit prüft regelmäßig, ob es sich noch um aktuelle Kontakte handelt. Sofern keine Aufbewahrungsverpflichtung eine Speicherung erfordert, werden Ihre Daten von uns vollständig gelöscht.
• Die maximale Speicherbegrenzung beläuft sich aktuell auf sechs Jahre Inaktivität. Sofern ein im CRM-System gespeicherter Kontakt sechs Jahre keine Interaktionen gezeigt hat bzw. keine Änderung am zugehörigen Datensatz stattgefunden haben, wird der Kontakt gelöscht.

Zudem weisen wir Sie darauf hin, dass Sie auch jederzeit eine Löschung beantragen können. Wir führen die Löschung Ihrer Daten dann umgehend durch, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einer Löschung entgegenstehen.

Letzte Änderung am 28. März 2024